Power Apps

Analys av Appwesome

Jag använder Power Apps främst som en mobil ingång till arbetsappar som redan har byggts för ett visst jobb. Det är en viktig skillnad: appen på telefonen är inte i sig en enkel genväg till att skapa en färdig lösning. Den som vill utforma appar behöver förstå hur arbetsflödet och informationen hänger ihop, medan den som fått tillgång till en färdig app främst behöver kunna utföra uppgiften på skärmen. När de två rollerna blandas ihop blir förväntningarna lätt fel.

Vad tempot betyder i praktiken

Namnet kan ge intrycket av att allt går snabbt, men jag skulle inte likställa snabb start med snabb leverans. För en medarbetare som redan vet vilken arbetsapp som ska öppnas kan vägen till ett formulär eller en uppgift kännas rak. För den som börjar från noll krävs däremot först en tydlig idé om vad appen ska lösa och vilka uppgifter användaren behöver lämna. Det är arbetsflödet, inte bara verktyget, som avgör om resultatet sparar tid.

Jag tycker att den bästa användningen är avgränsad. En app för att rapportera en avvikelse, registrera en beställning eller lämna in en intern förfrågan kan göra ett återkommande moment mer strukturerat än mejl och lösa kalkylblad. För en bred, öppen uppgift där folk behöver skriva, resonera och redigera mycket är en vanlig dokument- eller kontorsapp ofta smidigare.

När användningen blir mer krävande

Det är värt att tänka på vad som händer när en arbetsapp samlar flera steg på en liten mobilskärm. Många fält, långa instruktioner och val som beror på tidigare svar kan göra ett enkelt formulär långsamt att ta sig igenom, även om appen i sig känns responsiv. Jag skulle därför prova det vanligaste flödet på en telefon innan jag ber ett helt team att använda det i skarpt arbete.

Ett praktiskt test är att låta en kollega utföra uppgiften utan muntlig vägledning. Om personen måste hoppa fram och tillbaka för att förstå vad som ska fyllas i, är det sannolikt formulärets upplägg som behöver ses över. Håll de viktigaste frågorna nära början, använd tydliga ord och undvik att samla in information som ingen faktiskt behöver. Det är ett enkelt sätt att minska friktionen utan att lägga till mer teknik.

Om du använder en app mellan möten eller ute på arbetsplatsen kan det också vara klokt att tänka igenom återhämtningen efter ett avbrott. Jag skulle inte anta att varje påbörjad uppgift automatiskt går att fortsätta precis där den lämnades. Innan du förlitar dig på det i ett viktigt flöde, ta reda på hur den aktuella appen hanterar ett avbrutet formulär och gör klart en liten, ofarlig testuppgift först.

Stabilitet, ansvar och tydliga rutiner

En arbetsapp är bara pålitlig i vardagen om både användaren och organisationen vet hur den ska användas. Om flera personer registrerar samma typ av händelse på olika sätt blir resultatet svårt att tolka, även när appen öppnas utan problem. Jag skulle därför komma överens om vad varje fält betyder och vem som följer upp det som skickas in. Den rutinen gör ofta större skillnad än att försöka pressa in fler funktioner.

Det är också skillnad på att kunna öppna en arbetsapp och att ha rätt förutsättningar för att använda den. En anställd kan behöva få veta vilken app som gäller, vad uppgifterna används till och vem som hjälper till om något inte fungerar. Om du ansvarar för införandet bör du ge användarna en tydlig instruktion för just deras uppgift, i stället för att förvänta dig att alla själva ska förstå hur en specialbyggd arbetsprocess är tänkt att fungera.

Telefonens begränsningar och rätt verktyg

På en liten skärm märks det snabbt om en lösning har utformats med datorn i åtanke. En lång lista eller ett tätt formulär kan kräva mer rullning och precision än användaren har tid med när hen står mitt i ett arbetspass. Jag föredrar att se mobilen som ett bra val för korta, tydligt avgränsade uppgifter och datorn som ett bättre val när arbetet kräver överblick, jämförelser eller längre redigering.

Power Apps riktar sig till arbetsrelaterade behov och kommer från Microsoft Corporation. Som gratis app med PEGI 3 kan den vara lätt att prova, men gratis att hämta betyder inte automatiskt att varje arbetsflöde är färdigt att använda eller att varje användare redan har tillgång till rätt lösning. Det är klokt att kontrollera med arbetsplatsen vilken app som är avsedd för uppgiften innan du börjar skapa ett eget alternativ.

Appen lanserades den 28 april 2016 och den aktuella versionen är 3.26043.16, med Android 7.0 som lägsta systemversion. Det gör den relevant även för vissa äldre enheter, men systemkravet säger inte ensamt hur lätt en viss arbetsapp känns på en specifik telefon. Skärmstorlek, hur mycket som visas samtidigt och hur väl appen är utformad spelar också in. Om jobbet är beroende av snabb registrering bör du testa på de telefoner som faktiskt används.

Vem får mest nytta – och vem bör välja något annat?

Jag tror att Power Apps passar bäst för personer som använder en avgränsad arbetslösning som någon annan i organisationen har byggt eller valt ut. Det kan vara användbart för team med återkommande formulär och interna rutiner, särskilt när ett pappersformulär eller en mejltråd skapar onödigt dubbelarbete. Medarbetaren behöver då inte planera hela systemet; värdet ligger i att kunna utföra den tilldelade uppgiften på ett mer samlat sätt.

För den som vill göra en egen app behöver ribban vara lite högre än ”jag har en idé”. Börja med att skriva ner vem som använder den, vilken information som måste samlas in och vad som ska hända efter att den skickats in. Det hjälper dig att upptäcka om behovet egentligen är ett kalkylblad, ett delat dokument eller ett mejl med en tydlig mall. En ny app är inte automatiskt bättre än en rutin som redan fungerar.

Jämfört med vanliga kontorsappar är styrkan här att arbetsuppgiften kan presenteras som ett riktat flöde i stället för en tom sida eller ett stort kalkylblad. Men om du behöver skriva längre texter, arbeta med många dokument eller skapa innehåll fritt är en ordbehandlare och andra vanliga verktyg oftast mer naturliga. Jag skulle välja Power Apps när uppgiften är återkommande och tydligt definierad, inte bara för att det går att bygga en app.

Ett realistiskt arbetsflöde

Tänk dig att en medarbetare upptäcker att något behöver åtgärdas under arbetsdagen. I stället för att försöka komma ihåg detaljerna till senare kan personen öppna den arbetsapp som organisationen använder, fylla i den information som efterfrågas och skicka in ärendet medan situationen är färsk. För att det ska fungera bra behöver formuläret vara kort nog för mobilen och instruktionerna begripliga utan att någon står bredvid och förklarar.

Mitt råd är att börja med en rutin som redan orsakar ett konkret problem, inte med den mest omfattande processen i verksamheten. Prova flödet med ett fåtal användare och fråga var de tvekar, vad de saknar och om någon uppgift känns överflödig. En sådan genomgång avslöjar ofta om appen verkligen förenklar arbetet eller bara flyttar samma krångel från papper till skärm.

Fråga också vem som äger lösningen när arbetsrutinen förändras. En arbetsapp kan bli mindre användbar om fälten och instruktionerna inte längre stämmer med verkligheten. Innan teamet gör den till en självklar del av vardagen bör det finnas en person eller grupp som vet vem man vänder sig till när arbetsflödet behöver justeras. Det är en mindre synlig del av användarupplevelsen, men viktig för att undvika att en bekväm lösning gradvis blir en källa till fel.

Power Apps har ett genomsnittligt betyg på 4,4 från omkring 44 000 betyg och har laddats ner över 10 miljoner gånger. Det visar att många använder appen, men säger förstås inte om just den arbetsapp du behöver är väl utformad. Jag skulle bedöma den konkreta lösningen utifrån om den gör uppgiften tydligare, inte utifrån hur populär plattformen är.

Min samlade bedömning är att Power Apps är mest övertygande som en mobil väg in i en välplanerad arbetsprocess. Den passar när uppgiften är återkommande, informationen har ett tydligt syfte och användaren behöver komma igenom ett bestämt flöde. Den är mindre självklar när arbetet är öppet, texttungt eller kräver mycket överblick, och den löser inte automatiskt problem som egentligen beror på otydliga rutiner.

Det är också en app med ett stort spann mellan olika användares upplevelser: en enkel, välbyggd arbetsapp kan kännas smidig, medan en rörig lösning kan kännas tung att använda på samma telefon. Därför skulle jag inte fatta beslut enbart genom att installera den och bläddra runt. Ta reda på vilken arbetsapp du faktiskt ska använda, prova ett verkligt men okänsligt exempel och se hur den passar in i din arbetsdag.

Vad är Power Apps?

Power Apps är en kraftfull plattform från Microsoft som låter dig skapa anpassade appar för dina specifika behov. Och det bästa? Du behöver inte vara en kodguru för att använda den. Plattformen är utformad för att vara intuitiv och användarvänlig, så du kan fokusera på att förverkliga dina idéer snarare än att lära dig komplex programmering.

Enkelt och intuitivt

Jag måste säga, det första som slog mig var hur enkelt det var att komma igång. Du börjar med att välja en mall eller skapa en ny app från grunden. Gränssnittet är drag-and-drop, vilket innebär att du enkelt kan lägga till knappar, formulär och andra element utan att svettas över någon kod.

Det finns en mängd olika kontroller och funktioner du kan använda för att göra din app så interaktiv och engagerande som möjligt. Och om du är en person som gillar att hålla saker enkla, kommer du verkligen att uppskatta hur smidigt allt flyter på.

Integration med Microsoft-tjänster

En av de stora fördelarna med Power Apps är dess integration med andra Microsoft-tjänster som Excel, SharePoint och Dynamics 365. Det gör det otroligt enkelt att dra nytta av data du redan har, och på ett kick kan du omvandla den till en funktionell app. Dessutom kan du också koppla upp dig mot externa datakällor, vilket ger dig ännu fler möjligheter.

Anpassning och flexibilitet

Trots att det är en "low-code" plattform, erbjuder Power Apps en hel del flexibilitet när det kommer till anpassning. Du kan skräddarsy apparna för att exakt möta dina behov. Behöver du något mer avancerat? Inga problem! Det finns möjligheter att lägga till mer komplexa funktioner för de som vågar sig på att koda lite extra.

• Skapa appar för mobil och webb
• Använd färdiga mallar för att spara tid
• Integrera med över 200 olika tjänster

Support och gemenskap

Jag blev också imponerad av den stora gemenskapen kring Power Apps. Det finns massor av resurser tillgängliga, från detaljerade dokumentationer till forum där du kan ställa frågor och dela erfarenheter. Oavsett om du är nybörjare eller en rutinerad användare, finns det alltid någon som kan hjälpa dig på vägen.

Slutord

Sammanfattningsvis, om du letar efter ett verktyg som låter dig skapa kraftfulla appar utan att behöva dyka djupt in i kodvärlden, är Power Apps definitivt värt en titt. Det är enkelt, flexibelt och integreras sömlöst med många tjänster du kanske redan använder. Så varför inte ge det ett försök och se vilka fantastiska appar du kan skapa?

Är du redo att ta steget in i appskaparnas värld? Ladda ner Power Apps idag och börja bygga!